Prozessdigitalisierung und Automatisierung

In einer Zeit, die zunehmend schneller, komplexer und datengetriebener ist, ist der Wandel für viel Unternehmen quasi ein Muss, um Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit zu sichern. Und obwohl die Begriffe Prozessdigitalisierung und Automatisierung oft zusammenfallen, bezeichnen sie unterschiedliche Stufen im Zuge einer digitalen Transformation.

Prozessdigitalisierung (Grundstein)

Hierbei geht es darum, analoge Prozesse in digitale Workflows zu überführen. Der Fokus liegt auf der Datenerfassung und dem Informationsfluss. Ein klassisches Beispiel ist der Wechsel von Papierformularen und Aktenordnern zu digitalen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder das Versenden von Rechnungen als strukturierte E-Mail statt per Post. Ziel ist es, Medienbrüche zu beseitigen, Transparenz zu erhöhen und Datenqualität & Datentransparenz zu verbessern.

Prozessautomatisierung (Veredelung)

Die Automatisierung baut auf der Digitalisierung auf. Sie nutzt digitale Daten und Workflows, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben durch Technologie zu ersetzen. Workflow-Engines und/oder Künstliche Intelligenz (KI) übernehmen dabei die Ausführung von Arbeitsschritten.

Wann wird dieses Thema für ein Unternehmen bedeutend?

Für viele Unternehmen sind Prozessdigitalisierung und -automatisierung keine Nice-to-have-Projekte, sondern bedeutend, sobald eines oder mehrere der folgenden Szenarien zutreffen:

• Wenn Wachstum begrenzt wird

Ein Unternehmen wächst und der Aufwand für Administration und Abwicklung wächst überproportional mit. Manuelle Prozesse sind nicht skalierbar. Sie stoßen schnell an Kapazitätsgrenzen. – Hier ermöglicht Automatisierung es, das Volumen zu erhöhen, ohne Personal aufstocken zu müssen.

• Wenn Fehler hohe Kosten verursachen

In manuellen Prozessen sind Fehler unvermeidlich; z.B. bei der Dateneingabe oder der Rechnungsverarbeitung. Diese Fehler kosten Zeit, Geld und schädigen unter Kundenbeziehung und die Außenwahrnehmung. – Automatisierte Workflows sind konsistent und fehlerfrei in ihrer Ausführung; zumindest wenn sie fehlerfrei (bedeutende kritische Einschränkung) aufgesetzt sind.

• Wenn Fachkräfte an das Unternehmen gebunden werden sollen

Mitarbeiter, die ihre Zeit mit wiederholenden, uninspirierten Aufgaben verbringen, sind oft unmotiviert und tendieren zur Abwanderung. – Die Automatisierung solcher „Roboter-Arbeiten“ ermöglicht es Fachkräften, sich auf komplexe, kreative und kundenorientierte Tätigkeiten zu konzentrieren. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und stärkt ihre Bindung zum Unternehmen.

• Wenn Transparenz und Compliance bedeutend ist

Digitalisierte Prozesse schaffen eine prüfbare Rückverfolgbarkeit jeder Transaktion. Das ist bedeutend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ermöglicht ein objektives Monitoring der Prozesse.

Kritische Aspekte

Die Transformation ist kein Selbstläufer und stellt das Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, die oft unterschätzt werden.

• Kultureller Wandel und Change Management

Die größte Hürde ist selten die Technologie, sondern die Einbeziehung der Mitarbeiter. Automatisierung erzeugt gerne Ängste; Angst vor Veränderung der vertrauten Umgebung oder auch Angst vor Jobverlust. Unternehmen sollten/müssen hier aktiv kommunizieren und sind somit einem aktiven Change Management ausgesetzt.

• Prozessanalyse

Bevor automatisiert werden kann, müssen die Prozesse verstanden, standardisiert und oft bereinigt werden. Automatisieren man einen schlechten Prozess, erhält man lediglich einen schnelleren, schlechten Prozess. Dies erfordert eine detaillierte Prozessanalyse und die Bereitschaft, etablierte Abläufe (auch radikal) zu hinterfragen.

• Know-how

Die Implementierung von Automatisierungstools erfordert neue digitale Kompetenzen bei den Mitarbeitern, um unkontrollierte, teure Schatten-IT-Lösungen zu vermeiden.

• Integration und Systemkomplexität

Häufig arbeiten Unternehmen mit einer komplexen Landschaft aus Altsystemen. Die Anbindung neuer Automatisierungslösungen an diese alten (oftmals nicht-API-fähigen Systeme) ist technisch anspruchsvoll und zeitaufwendig. Der Erfolg hängt technisch gesehen somit stark von der Interoperabilität der vorhandenen und geplanten Systeme ab.

Mein Fazit

Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine reine IT-Aufgabe, sondern ein strategische Aufgabe mit Chancen und Risiken. Sie ist ein bedeutender Schlüssel hinsichtlich Quantität, Qualität und einer besseren Nutzung der Mitarbeiter-Ressourcen. Die Bereitschaft zum Wandel ist für viele Unternehmen eine bedeutende Grundlage zum Überleben und zugleich auch eine bedeutende Chance zum Florieren.