Prozessdigitalisierung und Automatisierung

In einer Wirtschaft, die immer schneller, komplexer und datengetriebener wird, reicht es nicht mehr aus, besser zu arbeiten – man muss anders arbeiten. Die Prozessdigitalisierung und -automatisierung ist hierbei oft der entscheidende Hebel, um Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit zu sichern.

Obwohl die Begriffe Prozessdigitalisierung und Automatisierung oft zusammenfallen, bezeichnen sie unterschiedliche Stufen der Transformation:

Prozessdigitalisierung (Grundstein)

Hierbei geht es darum, analoge Prozesse in digitale Workflows zu überführen. Der Fokus liegt auf der Datenerfassung und dem Informationsfluss. Ein klassisches Beispiel ist der Wechsel von Papierformularen und Aktenordnern zu digitalen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder das Versenden von Rechnungen als strukturierte E-Mail statt per Post. Ziel ist es, Medienbrüche zu beseitigen, Transparenz zu erhöhen und Datenqualität zu verbessern.

Prozessautomatisierung (Veredelung)

Die Automatisierung baut auf der Digitalisierung auf. Sie nutzt digitale Daten und Workflows, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben durch Technologie zu ersetzen. Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Workflow-Engines oder Künstliche Intelligenz (KI) übernehmen dabei die Ausführung von Schritten.

Beispiel: Ein Kunde füllt ein digitales Antragsformular aus (Digitalisierung). Die Automatisierung führt die Datenprüfung, die Validierung der Unterlagen und die Weiterleitung an den zuständigen Sachbearbeiter ohne menschliches Zutun durch.

Wann wird dieses Thema für ein Unternehmen bedeutend?

Prozessdigitalisierung und -automatisierung sind keine optionalen Projekte für Großkonzerne, sondern bedeutend, sobald eines oder mehrere der folgenden Szenarien zutreffen:

• Wenn Wachstum begrenzt wird

Ein Unternehmen wächst und der Aufwand für Administration und Abwicklung wächst überproportional mit. Manuelle Prozesse sind nicht skalierbar. Sie stoßen schnell an Kapazitätsgrenzen. – Automatisierung ermöglicht es, das Volumen zu erhöhen, ohne Personal aufstocken zu müssen.

• Wenn Fehler hohe Kosten verursachen

In manuellen Prozessen sind Fehler unvermeidlich; z.B. bei der Dateneingabe oder der Rechnungsverarbeitung. Diese Fehler kosten Zeit, Geld und schädigen unter Umständen die Kundenbeziehung und die Außenwahrnehmung. – Automatisierte Workflows sind konsistent und fehlerfrei in ihrer Ausführung; zumindest wenn sie fehlerfrei aufgesetzt sind (kleine kritische Ergänzung).

• Wenn Fachkräfte an das Unternehmen gebunden werden sollen

Mitarbeiter, die ihre Zeit mit wiederholenden, uninspirierten Aufgaben verbringen, sind oft unmotiviert und tendieren zur Abwanderung. – Die Automatisierung solcher „Roboter-Arbeiten“ ermöglicht es Fachkräften, sich auf komplexe, kreative und kundenorientierte Tätigkeiten zu konzentrieren. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und stärkt die Bindung zum Unternehmen.

• Wenn Transparenz und Compliance bedeutend ist

Digitalisierte Prozesse schaffen eine prüfbare Rückverfolgbarkeit jeder Transaktion. Das ist bedeutend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ermöglicht ein transparentes (objektives) Monitoring der Prozesse.

Der kritische Aspekt

Die Transformation ist kein Selbstläufer und stellt das Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, die oft unterschätzt werden:

• Kultureller Wandel und Change Management

Die größte Hürde ist selten die Technologie, sondern der Widerstand der Mitarbeiter. Automatisierung erzeugt gerne Ängste; Angst vor Veränderung der vertrauten Umgebung oder auch Angst vor Jobverlust. Unternehmen müssen sollten/müssen hier aktiv kommunizieren, dass es um die Freisetzung von Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben geht. Ein tiefgreifendes Change Management ist damit besiegelt.

• Prozessanalyse

Bevor automatisiert werden kann, müssen die Prozesse verstanden, standardisiert und oft bereinigt werden. Automatisieren man einen schlechten Prozess, erhält man lediglich einen schnelleren, schlechten Prozess. Dies erfordert eine detaillierte Prozessanalyse und die Bereitschaft, etablierte Abläufe (auch radikal) zu hinterfragen.

• Know-how

Die Implementierung von Automatisierungstools erfordert neue digitale Kompetenzen bei den Mitarbeitern. Ohne klare Regeln drohen unkontrollierte, teure „Schatten-IT“-Lösungen.

• Integration und Systemkomplexität

Viele Unternehmen arbeiten mit einer komplexen Landschaft aus Altsystemen (Legacy-IT). Die Anbindung der neuen Automatisierungslösungen an diese alten, oft nicht-API-fähigen Systeme ist technisch anspruchsvoll und zeitaufwendig. Der Erfolg hängt stark von der Interoperabilität der Systeme ab.

Mein Fazit

Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine reine IT-Aufgabe, sondern ein strategisches Geschäftsprojekt mit Chancen und Risiken. Sie ist ein Schlüssel zu mehr Effizienz, Qualität und einer besseren Nutzung wertvoller Mitarbeiter-Ressourcen. Die Bereitschaft zum Wandel (auch hinsichtlich der Unternehmenskultur) bedeutet für viele Unternehmen die Grundlage zum Überleben; und zugleich aber auch die Chance zum Florieren.